La collaboration n’est pas seulement une thématique à la mode, boostée par les outils digitaux, mais plutôt une tendance de fond auprès des collaborateurs, voire même une philosophie d’entreprise ! D’après une étude réalisée par FABERNOVEL et BAP en 2018, 80 % des salariés interrogés pensent que la collaboration est bénéfique pour l’entreprise. Mais en pratique, qu’en est-il réellement dans les entreprises ? Comment les employés collaborent-ils ? Quels sont les outils à leur disposition ?

Les échanges entre vos employés

Collaboration employésBien souvent, les échanges entre les collaborateurs se font par email, par téléphone, par notes écrites ou directement sur votre réseau social d’entreprise, même s’il est plutôt utilisé pour des conversations plus informelles. Autant de moyens ne permettant pas de structurer les échanges nécessaires au travail. Les conséquences sont nombreuses : mauvaise communication, perte de temps pour trouver l’information, augmentation de la volumétrie des emails… En clair, une baisse de la productivité.

Même si de nombreux outils collaboratifs tels que les intranets ou la messagerie interne sont mis à la disposition de vos salariés, les processus de partage d’informations et de tâches ne sont pas standardisés. Chacun est donc libre d’utiliser le canal qu’il souhaite, sans possibilité d’historiser les actions ou de suivre une action en cours. D’après l’étude “Les équipes marketing sont à la recherche d’outils collaboratifs” réalisée par Mailjet, 45 % des salariés interrogés avouent perdre du temps à attendre une validation, 34 % à attendre qu’une personne finisse de travailler sur sa partie et 27 % à multiplier les allers-retours.

Penser la collaboration comme un processus

Collaboration employésLa collaboration ne se résume pas à une bonne entente entre collègues. Il s’agit également de s’assurer que l’information que l’on partage soit toujours accessible. Pour cela, il est nécessaire de casser les structures trop rigides pour donner plus de flexibilité et d’autonomie à vos salariés. Dans un premier temps, en repensant les espaces de travail : mettre en place des bureaux décloisonnés, organiser le télétravail… Dans un second temps, en donnant à vos employés les outils digitaux pour communiquer et travailler de façon structurée. Si l’email reste le premier outil de communication au sein des entreprises, il n’est pas optimal en termes de travail d’équipe, de traçabilité et de sécurité.C’est un problème dans la mesure où l’entreprise moderne doit encourager l’innovation, les échanges et le partage sans altérer la sécurité des données et la traçabilité des actions.

Il est temps de passer par des canaux plus efficaces que les e-mails. Optez pour une solution “boîte à outils” vous permettant de structurer vos processus internes, en facilitant et traçant le partage d’informations, en offrant la possibilité de notifier les utilisateurs lors des modifications ou de nouvelles tâches à réaliser, tout en automatisant certaines actions chronophages.

La Mission Reconversion des Officiers du ministère des Armées a ainsi choisi DAMAaaS pour structurer ses processus de recrutement des cadres militaires en reconversion. À chaque nouvelle offre d’emploi disponible, les officiers sont automatiquement informés. S’ils choisissent de postuler, leur candidature est envoyée à leur conseiller qui peut ensuite la transmettre au recruteur.  À chaque étape, les utilisateurs sont notifiés de l’avancée de la procédure. Cette solution permet de réduire les échanges d’emails, d’éviter que l’information ne se perde et de maximiser la visibilité des offres du service.

Pour toute entreprise, une collaboration efficace repose sur des processus structurés plutôt que sur une accumulation d’outils dernier cri. Notre méthode et notre solution vont dans ce sens et vous laissent maître de vos évolutions. Vous avez un projet ? Contactez-nous pour découvrir nos services.

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Nicolas Loiret

Par Nicolas Loiret, le 19/06/2019

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