Dans la gestion toujours complexe d’un projet avec de multiples intervenants, la communication est cruciale. Premièrement, il existe pour chaque entreprise une multitude d’interlocuteurs et il n’est jamais facile d’avoir un suivi en continu. Deuxièmement, chacun a ses propres processus de travail et ses conditions (contrats, paiement…). Face à ce constat, vous avez développé des tableurs Excel propres à chacun de vos fournisseurs, que vous envoyez bien souvent par email. Plusieurs problèmes se posent : pas ou peu d’historique, duplication des fichiers, risque d’erreur, problème de sécurité, mauvaise communication des données… Dans cet article, nous vous donnons quelques pistes pour améliorer la collaboration avec vos fournisseurs.

Dématérialisation des factures fournisseurs : améliorez le suivi et la traçabilité

gestion fournisseursPour entretenir une relation de confiance avec vos fournisseurs, vous devez leur signifier clairement ce que vous attendez d’eux. Pour cela, il est nécessaire d’instaurer le dialogue et mettre en place des processus que chaque partie accepte et applique. Mais comment s’assurer qu’ils sont respectés ? Comment faire adhérer vos partenaires et fournisseurs ? Vous pouvez envoyer des emails, mettre des rappels pour relancer vos fournisseurs, vérifier manuellement que ce que vous avez demandé est fait… Mais ces actions sont chronophages et vous n’obtenez aucune garantie que votre interlocuteur ait reçu la bonne information. En effet, il est possible qu’il n’ait pas ouvert l’email ou le bon fichier. Si plusieurs personnes ont accès au fichier, des modifications peuvent être apportées sans que vous soyez au courant. Difficile dans ces conditions d’assurer la fiabilité des données et le suivi des actions.

Pour pallier ces problématiques, le digital devient votre allié. Grâce à des outils codeless comme DAMAaaS, vous pouvez assigner différentes tâches et suivre leur avancée (relance concernant un paiement, nouvelles modalités, nouvelle commande…). De plus, vous êtes informés tout au long de l’évolution de votre demande. Enfin, vous êtes alertés en cas de dépassement des seuils renseignés dans l’application : délais, absence de réponse…

Piloter l’activité

gestion fournisseursDisposer d’une solution de gestion des processus pour les fournisseurs facilite également le pilotage de l’activité. Le suivi et l’historique des tâches permettent une meilleure anticipation des différentes étapes d’un projet. Vous pouvez impliquer vos fournisseurs dans la gestion de vos relations commerciales pour qu’ils mettent à jour leurs actions et missions. Lorsqu’une action est terminée, il est possible de déclencher immédiatement la suivante. Ainsi, vous obtenez une vision globale et maîtrisez mieux la durée du “chantier”.

Le partage d’informations entre les différents acteurs est facilité, cela permet de disposer des informations en temps réel, même en situation de mobilité. Ainsi, vous êtes en mesure de prendre les décisions nécessaires dès que vous le souhaitez. Les relances et alertes automatiques permettent également d’anticiper les retards ou les manquements afin d’y remédier rapidement.

Vous obtenez une vision globale en temps réel, vous permettant de piloter vos activités de manière plus précise et de prendre les bonnes décisions, d’informer vos clients et fournisseurs sur l’avancée des projets, de réduire le nombre d’appels de relance de toutes sortes (absence d’un intervenant, paiement des factures…). Des outils comme DAMAaaS vous permettent de piloter l’ensemble de votre relation avec vos fournisseurs et des les rendre acteur de votre qualité de service. Vous souhaitez plus d’informations ? N’hésitez pas à nous contacter.

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Laurence Chapuis

Par Laurence Chapuis, le 27/05/2019

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