En plus des évolutions constantes de l’environnement réglementaire français et européen, les attentes face à votre département se sont intensifiées, ce qui ajoute une pression supplémentaire à votre équipe. De part l’importance de vos missions, vous êtes donc généralement assimilé au “garde fou” de votre entreprise. Cependant, avec l’évolution permanente de vos missions et l’avènement des outils digitaux dédiés, votre métier entre dans une profonde mutation. Nous revenons sur trois grands changements à venir.

Quand le curatif devient préventif

prestataire gestion processus conformitéUne fois les sanctions de non-conformité appliquées, il est déjà trop tard. Or, à cause du nombre important de normes externes et internes à respecter, les contrôles de conformité sont généralement réalisés a posteriori. Le problème réside dans ce dernier mot. L’une des premières transformations à anticiper est une nouvelle manière d’appréhender les procédures.

Il est temps de changer la donne en oubliant le curatif pour favoriser le préventif. À l’aide de logiciels dédiés, vous pouvez rédiger des procédures conforme by design et anticiper les non-conformités de vos processus internes. Avec le bon outil, vous pourrez encadrer chaque étape de vos processus afin que les règles définies soient respectées. Votre manière de travailler en sera complètement modifiée et les risques de non-conformité ultérieurs considérablement diminués.

 

La relation avec les autres métiers se transforme

automatisation des processus En transformant votre manière de travailler, votre image se verra naturellement impactée. Si vous adoptez le conforme by design, vos actions seront avant tout préventives et non correctrices. Finie l’image “d’empêcheur de tourner en rond”. Ainsi, vous serez à même de développer un véritable “partenariat” avec le reste de votre entreprise pour associer la compliance” dans le quotidien des équipes. Vous souhaitez que la conformité soit adoptée par les divers services de votre entreprise ? Cessez d’être la personne qui contrôle, accompagnez vos collègues tout au long de leurs activités, sur l’ensemble de leurs tâches et l’intégralité du processus de fonctionnement de votre entreprise, ayez un rôle pédagogique.

Bien sûr, votre relation avec votre hiérarchie évoluera également. La réalisation de votre cartographie des risques peut être facilitée par l’utilisation d’un logiciel sur-mesure. De plus, en dématérialisant vos documents et en les répertoriant dans votre solution de gestion  de conformité, vous offrez une réelle sécurité à votre Direction en instaurant la traçabilité de vos procédures.

Appuyez-vous sur les leviers de la digitalisation

Les responsables conformité sont aujourd’hui très peu aidés par l’outil numérique. Pourtant, la digitalisation est  un véritable allié dans la transformation de votre métier (conformité by design). Cette transformation numérique n’a pas vocation à complexifier votre manière de travailler, ni à la rendre plus technique. Vous pouvez appréhender l’informatique par son côté complexe, mais soyez rassuré : votre prestataire matérialisera facilement vos besoins et créera avec vous l’outil qui avec lequel vous pourrez structurer et sécuriser votre activité. .

En digitalisant vos méthodes de travail, vous offrirez une sécurité à votre entreprise car vous serez en mesure de mettre en place le conforme by design. Votre relation avec vos collaborateurs sera impactée positivement et tout le monde peut y gagner.

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Franck Desnoues

Par Franck Desnoues, le 05/11/2018

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